Hoe voorkom je stilstand en onnodige kosten met effectieve maintenance planning?

We gingen in gesprek met Stefan Gelissen, maintenance consultant bij Veerenstael, die dagelijks bezig is met de uitdagingen en kansen binnen dit vakgebied. Hij deelt zijn inzichten over het belang van een goed georganiseerde maintenance planning en hoe tools, zoals een Enterprise Asset Management (EAM)-systeem, kunnen bijdragen aan betere processen.

Wanneer we Stefan vragen naar uitdagingen binnen maintenance planning, hoeft hij niet lang na te denken. “Een van de grootste struikelblokken is het gebrek aan informatie. Veel werk blijft daardoor handmatig en lastig te plannen,” vertelt hij. “Daarnaast ontbreekt het vaak aan structuur. Zonder duidelijke verantwoordelijkheden bloedt de wens om gestructureerd te werken vaak dood.”

Stefan vergelijkt maintenance planning met een ontdekkingsreis: “Bij het openen van grote installaties weet je nooit precies wat je tegenkomt. Er zijn altijd onverwachte problemen, zoals afgebroken boutjes, die vooraf niet te voorzien zijn. Dit maakt het inschatten van risico’s lastig.”

Stefan wijst daarom op het belang van centralisatie in planning. “Een centrale maintenance planning geeft overzicht van werkzaamheden, materialen en capaciteit. Dit helpt planners prioriteiten te stellen, monteurs hun werk te organiseren en het management om strategische keuzes te maken. Het draait om het verbinden van informatie en mensen. Dit verhoogt de efficiëntie, voorkomt miscommunicatie en maakt het makkelijker om onverwachte situaties te managen.”

Volgens Stefan is flexibiliteit in planning nodig om met deze uitdagingen om te gaan. “Plan ruimte in voor de onvoorziene zaken. Zorg dat je de mogelijkheid hebt om te kunnen corrigeren wanneer je iets onverwachts tegenkomt. En hou tegelijkertijd zaken achter de hand voor wanneer het mee zit en je wat extra werk zou kunnen verrichten. Open en duidelijke communicatie hierover geeft uitvoerders rust, omdat ze weten dat er ruimte is voor ongeplande activiteiten. “

“Hoe ga je om met storingen die niet gepland kunnen worden?” vragen we. Stefan glimlacht. “Dat draait volledig om structuur. Bij sommige organisaties is er een storingsmonteur die zich exclusief richt op ad-hoc problemen, terwijl gepland onderhoud door anderen wordt uitgevoerd. Als alles bij één team ligt, verzand je snel in brandjes blussen.”

Een andere uitdaging zijn onverwachte wijzigingen. “Grote storingen, een tekort aan personeel of het ontbreken van kritieke onderdelen op voorraad kunnen de planning flink verstoren,” vertelt Stefan. “Daarnaast is er een mate van spanning tussen productie en onderhoud. Productie heeft vaak de overhand, waardoor onderhoud soms moet wijken. Een EAM kan je hierbij ondersteunen door je data direct inzichtelijk te maken. Denk bijvoorbeeld aan draaiboekregistraties of een overzicht van eerdere storingen. Dit maakt het makkelijker om snel te schakelen.”

Hoe bepaal je wat eerst moet? Stefan antwoordt resoluut: “Je kijkt naar het afbraakrisico. De taken met het hoogste risico pak je als eerste op. Bij langere stilstand kies ik eerst voor de meest tijdsintensieve en risicovolle projecten, zodat risico’s op de lange termijn kleiner worden.”

Goede communicatie is volgens Stefan essentieel voor een succesvolle planning. “Het samenspel tussen productie, inkoop en onderhoud bepaalt of je planning slaagt. Helaas wordt onderhoud vaak gezien als een kostenpost, terwijl het juist ondersteunend is aan productie. Als je die mindset niet verandert, blijft onderhoud een politiek speelveld.”

Miscommunicatie komt regelmatig voor, bijvoorbeeld als afspraken niet worden nageleefd. “Een klassiek voorbeeld is wanneer operators een machine niet in de juiste stand zetten, waardoor technici niet kunnen beginnen,” legt Stefan uit. “Dit los je op door constructief het gesprek aan te gaan. Ook helpt het om de planning zo specifiek mogelijk te maken. Zorg ervoor dat onderhoudsbonnen niet alleen taken beschrijven, maar ook details bevatten over bijvoorbeeld schoonmaak en positionering. Als deze informatie ontbreekt, loop je vast.”

“Een goed ingericht LOTO (lock-out, tag-out) systeem kan hier veel betekenen. Door dit structureel toe te passen en te borgen, ondervang je fouten in de veiligstelling van installaties, waardoor onderhoudswerken op tijd kunnen starten en onveilige situaties worden voorkomen.”

Stefan ziet data als de ruggengraat van maintenance planning. “Zonder een goede voorcalculatie en onderhoudshistorie kun je niet plannen. Daarnaast moet je onderhoudsintervallen goed in kaart brengen. Dit helpt om pieken en dalen in werkbelasting te spreiden.”

Op de vraag hoe hij omgaat met gebrekkige of verouderde gegevens, reageert hij direct: “Opschonen. (Master) data die niet klopt, zorgt voor vervuiling in je systeem. Laat iemand met kennis en ervaring dit aanpakken. Anders blijf je nodeloos werk verrichten.”

Wat technologie betreft, ziet Stefan kansen in systemen die draaitijden direct uit machines halen. “Nu werken we vaak met inschattingen, wat tot inefficiënties leidt. Condition based monitoring kan hier een groot verschil maken. Door sensoren te gebruiken die de conditie van machines meten, kun je onderhoud plegen op het juiste moment.”

Daarnaast benadrukt hij het belang van verschillende strategieën. “Combineer draaitijden en vaste intervallen, zoals weken, maanden of jaren, om onderhoud beter af te stemmen op de behoeften van machines.”

Volgens Stefan biedt de Veerenstael EAM Scan organisaties precies wat ze nodig hebben om hun onderhoudsprocessen te verbeteren. “Het mooie aan de scan is dat je direct inzicht krijgt in de huidige situatie én in wat er beter kan. Denk aan het verlengen van de levensduur van assets, het verlagen van onderhoudskosten en het minimaliseren van risico’s. Maar ook technologische verbeteringen, zoals predictive maintenance, komen aan bod.”

Hij sluit af met een praktische tip: “Voordat je gaat sleutelen in de processen die er staan, is het van belang om eerst goed op een rijtje te hebben wat je nu eigenlijk wil bereiken. Begin bij de basis, wat is je doel? Alle processen die je ontwikkelt om te optimaliseren moeten uiteindelijk hetzelfde doel gaan dienen en bijdragen aan het beter behalen van dit doel. Zo voorkom je in de breedte te ontwikkelen en een systeem neer te zetten wat tot last gaat zijn in plaats van een bijdrage.”