De waarde van kennis binnen je organisatie

Bovengenoemde situatie werkt super, totdat die ene collega het bedrijf verlaat, een andere baan vindt, of ook niet ondenkbaar: met pensioen gaat. Collega’s die vertrekken, is van alle tijden, maar met de huidige krapte op de (technische) arbeidsmarkt wordt het vaak net wat meer gevoeld. Geschikte vervanging vinden is lastiger, de nieuwe collega start daarom vaak later dan gewenst, de inwerktijd is korter, evenals de kennisoverdracht van ervaren kracht naar nieuwe collega.

Het probleem laat zich nu makkelijk raden: de kennis die is opgebouwd in de jaren ervaring, wordt niet of slecht overgedragen en gaat potentieel verloren. Zonde, want deze kennis is voor bedrijven vaak erg waardevol.

Bunge hoofd operator Danny Correia

Kennis borgen
Het borgen van kennis is een goed uitgangspunt, en het gemis eraan kan pijnlijk duidelijk worden als werknemers vertrekken. Het is daarom van belang dat je bijvoorbeeld in je strategische asset management plan (SAMP) opneemt hoe je hiermee omgaat. Het gebruiken van een kennisbank (SharePoint/Teams/Slack/…) alleen is niet voldoende. Dit kan namelijk snel resulteren in een puinhoop waar wel veel informatie zichtbaar is, maar je het onmogelijk nog kunt terugvinden. Denk daarom na over onder andere;

• Hoe deel je de informatie in (denk aan onderscheid afdelingen, assets, processen, …)?
• Is er bepaalde naamgeving die je aan wilt houden?
• Wie heeft toegang tot welke bestanden, en wie kan wat wijzigen?
• Hoe deel je de kennis?
• Hoe ga je om met archivering?
• Last but not least; zijn alle medewerkers zich bewust van de spelregels en het waarom ervan?

Daarnaast draagt een up-to-date OMS (Ultimo/Maximo/SAP PM/…) ook bij aan de borging van kennis. Meer hierover lees je hier.

Bij Bunge wordt sinds enkele jaren gebruik gemaakt van SAP. De informatie hierin is nog niet volledig, maar de afgelopen twee jaar is dit wel één van de focuspunten binnen de technische dienst. Ook komt de focus op rol specifieke trainingen om het systeem effectiever te gebruiken. Daarnaast is Bunge sinds dit jaar gemigreerd naar cloud opslag van interne documenten. Dit zorgt ervoor dat de geborgde data makkelijker deelbaar is.

Kennis delen
En tot slot is misschien wel de belangrijkste factor de cultuur van kennisdeling binnen je bedrijf. Als medewerkers de gewoonte hebben collega’s te betrekken bij elkaars werk, voorkom je dat er kennis ‘eilandjes’ ontstaan. Deze cultuur van het snappen van elkaars werk is een belangrijk onderdeel om kennis te borgen. Wil je hier op een leuke manier mee aan de slag? Denk dan eens aan de Asset Management Experience!

Kennis die collega’s door de tijd opbouwen, ondanks dat deze rotsvast lijken door de tijd, zal vergaan als deze niet is geborgd en wordt gedeeld. Bovenstaande stappen bieden een basis om de kennis binnen je organisatie op waarde te schatten, te borgen en om je bewust te zijn van een cultuur waarbij kennis wordt gedeeld met elkaar. Een vast stappenplan is er niet, en zal ook per organisatie maatwerk vragen. Geef vooral de medewerker de ruimte om zelf inbreng te hebben in de invulling van kennis deling of overdracht. Begin hier op tijd mee, zodat je organisatie klaar blijft voor de toekomst.