Voorraad op orde en SAP aanvulling materialen

Als een asset ermee ophoudt, dan wil je vervanging binnen handbereik hebben. In productie geldt immers, tijd is geld. Je wilt dus niet hebben dat een kritiek asset niet op voorraad blijkt te zijn. De consequentie kan zijn dat de asset uren tot dagen stilstaat, en dat het maintenance team veel resources moet leveren om te komen met een alternatieve oplossing.

Corona heeft daarin alles extra op scherp gezet. De levertijden zijn omhooggegaan, de logistiek is door elkaar geschud. Voor relatief standaard motorreductors zit je al snel op drie tot vier weken levertijd, voor specifiekere items kan dit oplopen tot meer dan zes maanden.
Zeker met de huidige schaarste van materialen en de logistieke uitdagingen wereldwijd, is het hebben van de juiste voorraad steeds belangrijker.

Bunge Amsterdam is een plant die al vele jaren in werking is. Er is in de loop van de jaren veel aangepast en veranderd. Daardoor kan het voorkomen dat het overzicht van aanwezige materialen niet helemaal volledig is.
Omdat niet alles tegelijk in kaart gebracht kan worden, heeft het maintenance team besloten om te focussen op de aandrijvingen (motoren, gearboxes, motorreductors), waarvan Bunge Amsterdam er ongeveer 1500 op de plant heeft. Dit werd projectmatig ingestoken, waarbij het doel van het project was om alle kritische aandrijvingen in kaart te brengen, administratief vast te leggen en te zorgen dat er voorraad artikelen worden aangekocht.
Aandrijvingen worden niet opgeslagen op de plant in Amsterdam. Bunge heeft hiervoor een vaste leverancier die de onderdelen beheert en binnen een bepaalde afgesproken tijd kan leveren. Hierdoor hoeft Bunge zelf geen ruimte te reserveren en wordt de plant ontzorgd in administratieve last. Daarnaast kunnen de aandrijvingen ook worden geïnstalleerd wanneer dit gewenst is.

Binnen het project ben ik betrokken geweest bij het koppelen van de criticality analyse aan de aandrijvingen, waardoor een prioritering kon worden gemaakt om te bepalen welke onderdelen op voorraad behoren te zijn. Daarna moesten de aandrijvingen in kaart worden gebracht. Als deze informatie niet beschikbaar was, werd in het veld gekeken welke aandrijving waar zat. Vervolgens is de BOM gecontroleerd op volledigheid. Mocht het zijn dat een van de aandrijvingen niet in de BOM opgenomen was, dan moest deze in samenwerking met het SAP-team worden toegevoegd. Tot slot hebben we bekeken of een voorraadartikel van de aandrijving noodzakelijk was en of deze misschien al aanwezig bleek te zijn vanuit een andere functionele locatie. Het komt voor dat eenzelfde type aandrijving op verschillende plekken op de plant wordt gebruikt. Er is dan geen extra voorraadartikel nodig voor elke afzonderlijke locatie.

Kortom, voorraad op orde kent talloze voordelen. Wanneer alles goed in kaart wordt gebracht, is de kans op het niet op voorraad hebben van een artikel minder. Daarnaast heb je minder artikelen op voorraad nodig door verschillende functionele locaties met elkaar te combineren, wat resulteert in minder kosten en minder downtime.

SAP is het ERP systeem dat Bunge gebruikt om de inkoop te regelen en de planning en voorraad bij te houden. Daarnaast is erin omschreven hoe de assets zijn gestructureerd, in SAP terug te vinden in de functional location structuur (FLOC). In je FLOC zijn onder andere je Bill of Materials (BOMs) omschreven. Een BOM kan bestaan uit verschillende equipments, denk bijvoorbeeld aan een motor. Deze motor bestaat weer uit verschillende materialen, zoals de motor zelf, een bepaalde koppeling en verschillende lagers. Uiteindelijk kunnen deze materialen besteld worden bij leveranciers die je in SAP kunt koppelen aan de materialen, maar hierdoor weet een monteur bijvoorbeeld ook welke materialen er nodig zijn voor een klus.

Als je een BOM wilt aanvullen met materialen, moeten deze materialen ook in SAP bestaan. Bij Bunge is het zo ingericht dat het aanmaken hiervan wordt gecontroleerd door een centraal team, het SAP-team. Niet iedereen kan dus zomaar een of meerdere materialen aanmaken. Het SAP-team heeft twee manieren om materialen aan te maken: de eerste is als het slechts om een handje vol materialen gaat. Het meeste werk wordt dan gedaan door de lokale magazijn beheerders. Zij halen de informatie over de artikelen op en zorgen ervoor dat deze in een juist template wordt aangeleverd. Het SAP-team controleert vervolgens of alles volgens de Bunge standaarden is ingevuld en maakt de artikelen aan in SAP. Door centrale controle voorkom je een wildgroei aan artikelen en zorg je ervoor dat ze allemaal op dezelfde manier worden omschreven en daardoor beter leesbaar zijn.

Een tweede manier is om een groot aantal materialen tegelijk aan te maken, dit gaat via een mass material creation proces. Het SAP-team levert een template aan die aangeeft welke informatie er per materiaal nodig is. De artikelen moeten hierin worden ingevuld met alle relevante informatie. Vervolgens voert het SAP-team een analyse uit om uitzonderingen te ontdekken in de data. Het kan zijn dat in de grote lijst van materialen dubbele zaken aanwezig zijn, fouten in de omschrijving staan of dat er andere zaken niet goed zijn aangeleverd. Ook kan het zijn dat binnen een andere plant, bijvoorbeeld Bunge Barcelona, het artikel al bestaat. Deze hoeft dan niet opnieuw te worden aangemaakt en wordt gekoppeld aan de aanvraag.

De aanvraag voor een mass material creation wordt vaak door het team dat over investeringsprojecten gaat gedaan, het projecten team, of door de maintenance afdeling. Het projectenteam doet dit vaak voor nieuwe assets op de plant, het maintenance team ten behoeve van upgrades aan bestaande assets of aanvullingen te doen, omdat er zaken niet meer op orde blijken te zijn.

In mijn opdracht bij Bunge ben ik betrokken bij het project om aandrijvingen in kaart te brengen. Hierbij is onder andere de criticality analyse gekoppeld aan de assets, waardoor een prioritering kon worden gemaakt bij het bepalen van welke voorraad aangehouden moest worden. Hierbij moest een uitgebreide lijst van materialen worden aangemaakt, van assets die wel in het veld stonden maar niet in SAP voorkwamen. In dit geval fungeerde ik als aanvrager binnen het mass material creation proces en werkte ik nauw samen met het SAP-team om dit te verwezenlijken.

Een juiste en volledige administratie van artikelen is erg belangrijk. Het zorgt ervoor dat je als bedrijf een stap dichter in de buurt bent om in control te zijn van je assets. De basis wordt hiermee gelegd voor bijvoorbeeld het overzicht van je voorraadbeheer en het zorgt ervoor dat monteurs weten welke materialen nodig zijn voor een klus. Ook is je inkoopproces erbij gebaat; immers is de juiste en relevante informatie gebundeld en kunnen er bijvoorbeeld regels worden ingesteld voor automatische bestellingen. Een goed proces om deze materialen aan te maken is daarom niet te onderschatten en zorgt ervoor dat je administratie van materialen beter wordt geborgd.

MEER LEZEN OVER BART ZIJN WERKZAAMHEDEN?
https://www.veerenstael.nl/nieuws/een-kijkje-in-de-keuken-week-6-root-cause-analysis-en-week-7-preventief-onderhoud/
OF WIL JE ZIJN VORIGE BLOGS TERUGLEZEN:
https://www.veerenstael.nl/nieuws/een-kijkje-in-de-keuken-week-2-criticality-analysis-en-week-3-bill-of-materials-bom/
https://www.veerenstael.nl/nieuws/in-12-weken-een-kijkje-in-de-keuken-van-een-maintenance-engineer/