Root Cause Analysis en preventief onderhoud

Een RCA wordt gedaan om te achterhalen wat de bronoorzaak (root cause) is van een probleem, bijvoorbeeld wanneer een asset onverwacht downtime heeft gehad of bepaalde KPI-waardes niet worden gehaald. Het is een methodiek waarbij je zoekt naar de oorzaak van een probleem en waarbij het belangrijk is om te zorgen dat herhaling van het probleem wordt voorkomen. Vaak worden hier verschillende experts bij betrokken, om op die manier alle benodigde kennis aanwezig te hebben. Denk aan operators, proces analisten en monteurs. Je kunt een RCA hoog-over onderverdelen in vier stappen:

1.       Identificeer het probleem

Belangrijk hierbij is om écht het probleem helder te stellen. Een valkuil is om meteen in te gaan op mogelijke oorzaken. Dat is bij deze stap echter nog niet van belang. Een goede probleemstelling is later in het proces belangrijk. Als het probleem namelijk niet goed is geïdentificeerd, kan het zijn dat je de verkeerde oorzaken gaat aanpakken en uiteindelijk het probleem niet oplost.

2.       Bepaal de tijdlijn

Als het probleem helder is, ga je de tijdlijn bepalen. Je stelt vast wanneer het probleem zich heeft voorgedaan en hoelang het duurde. Op deze manier kun je achterhalen welke veranderingen hebben plaatsgevonden voordat het probleem zich voordeed. Deze veranderingen zullen helpen bij het vinden van de bronoorzaak. Denk hierbij aan een instrument dat is vervangen, een aanpassing aan het proces of een verandering in de proceslogica. Elk van deze veranderingen kunnen vele gevolgen hebben. Vaak zit de bronoorzaak enkele stappen terug in het proces en zul je goed moeten snappen welke stappen precies hebben geleid tot het probleem.

3.       Scheid de bronoorzaak van andere factoren

Om tot de bronoorzaak van het probleem te komen is het belangrijk het probleem als het ware af te pellen. De tijdlijn heb je bepaald, maar het kan zijn dat de bronoorzaak meerdere problemen heeft veroorzaakt. Het doel van deze stap is om de bronoorzaak te onderscheiden van problemen die een gevolg zijn ervan. Je gaat stap voor stap op zoek naar oorzaken, om uiteindelijk op de bronoorzaak te komen. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld de ‘Five Times Why’ methode gebruiken.

4.       Zoek naar oplossingen

Eenmaal uitgekomen bij de bronoorzaak, ben je nog niet klaar. De volgende stap is om op zoek te gaan naar een oplossing om de bronoorzaak van het probleem weg te nemen. Belangrijk hierbij is om ook concrete afspraken te maken over het uitvoeren van de oplossing en het borgen ervan. Een aspect van de RCA dat vaak over het hoofd wordt gezien.

Bunge maakt ook gebruik van de RCA-methodiek. Bij een probleem vanaf een bepaalde hoeveelheid downtime is het gebruikelijk om een RCA uit te voeren. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van specifieke software, die helpt bij het stellen van de juiste vragen. Bunge is een bedrijf dat internationaal actief is en in sommige gevallen worden voor een RCA ook collega’s van andere vestigingen uitgenodigd. Het voordeel hiervan is dat vestigingen hierdoor ook kennis opdoen van problemen die bij collega’s in andere vestigingen optreden. Oplossingen die worden bedacht om het probleem in de toekomst te voorkomen kunnen dan breed worden geïmplementeerd.

Bij het uitvoeren van een RCA zijn er enkele valkuilen. Een eerste is om in te gaan op een schuldvraag. Het doel van een RCA moet zijn om de bronoorzaak te vinden en te zorgen dat deze niet meer voorkomt, dus om te leren van wat er is gebeurd. Wanneer er een RCA wordt gebruikt om een schuldige aan te wijzen zal dit leiden tot weerstand en een vervelende sfeer. Een tweede valkuil is om te snel tevreden te zijn bij het doorvragen. Je loopt dan het risico om uiteindelijk een probleem aan te pakken dat niet de bronoorzaak blijkt te zijn. Wees dan niet verbaasd als het probleem zich in het vervolg toch weer voordoet. Het is belangrijk om daarom kritisch te zijn bij het doorvragen en niet te snel tevreden te zijn. Tot slot is het risico om de gevonden oplossing niet goed door te voeren, of deze niet te borgen. Dit is natuurlijk zonde, dus wees er scherp op dat er aan de gevonden oplossing ook acties worden verbonden en dat je nadenkt over het borgen van de oplossing.

Het goed uitvoeren van een RCA is erg belangrijk. Je zorgt ervoor dat ontstane problemen grondig worden geanalyseerd en dat wordt begrepen waarom ze zijn ontstaan. Daarnaast is het een belangrijk onderdeel van de methodiek om maatregelen op te stellen die ervoor zorgen dat het probleem in de toekomst niet meer voorkomt.

Een preventief maintenance plan (PM plan) is een onderhoudsactie die ingepland wordt om te voorkomen dat een asset z’n functie verliest. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inspecteren van een asset of het vervangen van een onderdeel. Voordat de asset of het onderdeel mankementen gaat vertonen wil je preventief handelen. Dit wordt gedaan via een PM plan. Via het plan worden in SAP periodiek werkorders gegenereerd waarin taken staan omschreven. Een werkorder is een takenlijst die kan worden ingepland en toegewezen aan een monteur. Het resultaat van de taken wordt vervolgens weer vastgelegd in de werkorder. De vastlegging zorgt voor aantoonbaarheid en herleidbaarheid van je onderhoud. Kortom, het PM plan helpt bij het plannen van je preventieve onderhoudstaken.

Door de criticality analyse is er een goed beeld ontstaan over de kritiekheid van de assets. Deze worden in SAP ingevuld. Het is mogelijk om uit SAP een overzicht te halen dat aangeeft welke assets opgenomen zijn in een PM plan en welke niet. Door te sorteren op kritiekheid heb je snel inzicht in kritische assets die niet zijn opgenomen in een PM plan. Hier kun je vervolgens actie op ondernemen door ze in een bestaand plan op te nemen of een nieuw plan te maken. Zo zorg je ervoor dat je meest kritische assets preventief worden onderhouden.

Bij Bunge is er een toegewijd team van monteurs dat zich richt op de PM taken. Het team wordt aangestuurd door de reliability engineer. De monteurs gaan met tablets op pad waarop vooraf gemaakte lijsten staan. De lijsten bevatten alle assets die geïnspecteerd moeten worden, waar acties uit voortkomen, zoals het opmeten van speling in een lager of het controleren van olie op verontreiniging. De lijsten zijn een hulpmiddel voor de monteurs en zorgen ervoor dat inspecties altijd aan een minimale kwaliteitsstandaard voldoen.

Naast het team van monteurs voor inspecties is er bij Bunge ook een trilling analist aanwezig. Deze analist focust zich hoofdzakelijk op draaiende onderdelen van assets, bijvoorbeeld motoren, tandwielkasten en lagers. Op basis van zijn analyse kan er specifiek worden ingegaan op het gedrag van dit type assets, met als doel om te kunnen voorspellen wanneer ze het kunnen gaan begeven.

Uiteindelijk is het resultaat van de inspecties een rapport dat wordt geanalyseerd door de reliability engineer. Hij maakt vervolgens indien nodig werkorders aan als er zaken zijn die aandacht nodig hebben. Ook worden de resultaten meegenomen om te bepalen of het inspectieschema en het reguliere onderhoud nog voldoen of dat deze aangepast moeten worden.

Als maintenance engineer ben ik voornamelijk betrokken bij de analyse of assets opgenomen zijn in PM plannen. Aan de hand van deze analyse kunnen de PM plannen worden aangepast zodat de meest kritische assets mee worden genomen in de inspecties. Daarnaast spar ik regelmatig met de reliability engineer, waardoor resultaten van de inspecties naast bijvoorbeeld UDT-analyses worden gelegd om aanpassingen in PM plannen of regulier onderhoud te onderbouwen.

Uiteraard zijn er in de praktijk uitdagingen waar je tegenaan loopt. Zo is het makkelijk om je mee te laten trekken in de waan van de dag. Er staat bijvoorbeeld een asset stil en er is een extra monteur nodig bij de werkzaamheden. Aan de ene kant is het belangrijk om de asset zo snel mogelijk weer werkend te krijgen, aan de andere kant wil je de PM taken niet laten liggen. Het is soms lastig hier de balans in te vinden, maar belangrijk om je bewust te zijn van de valkuil.

Daarnaast is er altijd de uitdaging welke punten je meeneemt uit de inspectie verslagen. Neem je te veel punten mee, dan heb je het risico dat werk wordt gedaan dat niet per se nodig is, of dat er werk ontstaat dat niet opgepakt kan worden en blijft liggen. Je back log wordt dan onnodig lang en je verspilt hiermee de tijd van je monteurs. De andere kant van de medaille is echter dat je te weinig punten meeneemt. Het risico hiervan lijkt me duidelijk; je assets verliezen hun functie doordat ze stukgaan. Gevolg is dan correctief onderhoud om te repareren, wat ook een verspilling is van tijd en middelen. Het is dus belangrijk om een goed evenwicht te vinden in je prioritering. Een goede criticality analysis helpt hierbij.

Het uitvoeren van preventief onderhoud is een belangrijk onderdeel van het op orde hebben van de basis. Het helpt bij het verkrijgen van inzicht in je assets en hoe deze zich gedragen over de tijd. Daarnaast helpt het, mits je prioriteiten goed zijn gesteld, bij het voorkomen van downtime en voorkomt het onnodig inzetten van monteurs.

MEER LEZEN OVER BART ZIJN WERKZAAMHEDEN?
https://www.veerenstael.nl/nieuws/een-kijkje-in-de-keuken-week-8-energie-regelgeving-en-week-9-me-er-in-opleiding/
OF WIL JE ZIJN VORIGE BLOGS TERUGLEZEN:
https://www.veerenstael.nl/nieuws/een-kijkje-in-de-keuken-week-4-voorraad-op-orde-en-week-5-sap-aanvulling-materialen/
https://www.veerenstael.nl/nieuws/een-kijkje-in-de-keuken-week-2-criticality-analysis-en-week-3-bill-of-materials-bom/
https://www.veerenstael.nl/nieuws/in-12-weken-een-kijkje-in-de-keuken-van-een-maintenance-engineer/