Hoe krijg je herleidbaarheid en aantoonbaarheid op orde in relatie tot regelgeving?

Om herleidbaarheid en aantoonbaarheid op orde te krijgen, zijn een aantal stappen noodzakelijk:

1. Identificeer relevante regelgeving:
   Identificeer de regelgeving waaraan jouw organisatie
   moet voldoen. Denk hierbij aan landelijke wetgeving, van toepassing zijnde normen en/of bijvoorbeeld regionale eisen vanuit de omgevingsdienst.
2. Stel verantwoordelijkheden vast:
   Wijs verantwoordelijke personen aan binnen jouw organisatie die zorgen voor de naleving van de regelgeving met betrekking tot herleidbaarheid en aantoonbaarheid.
3. Herleidbaarheid inrichten:
   Zorg ervoor dat je de oorsprong van gegevens, producten of processen kunt herleiden. Gebruik bijvoorbeeld identificatiecodes voor producten, bewaar een gedocumenteerde geschiedenis van gegevens en maak gebruik van ondersteunende systemen, zoals een onderhoudsmanagementsysteem.
4. Documenteer processen:
   Documenteer alle relevante processen in jouw organisatie die betrekking hebben op de regelgeving, zoals werkprocedures die beschrijven hoe bepaalde taken worden uitgevoerd en hoe gegevens worden vastgelegd.
5. Gegevensbeheer:
   Gebruik goede tooling om ervoor te zorgen dat gegevens correct worden vastgelegd, opgeslagen en beheerd. Deze tooling kan zowel voor de documentenstroom zijn als voor bijvoorbeeld de opslag van onderhoudsdata.
6. Audits en controles:
   Voer regelmatig interne audits uit om te controleren of jouw processen voldoen aan de regelgeving en de aantoonbaarheid geborgd is.
7. Training en bewustwording:
   Zorg met trainingsprogramma’s ervoor dat jouw personeel op de hoogte is van de regelgeving en begrijpt hoe ze moeten handelen om herleidbaarheid en aantoonbaarheid te waarborgen.
8. Externe audits:
   Bereid je voor op externe audits van regelgevende instanties. Je deelt je documentatie, processen en systemen met hen om aan te tonen dat je voldoet aan de regelgeving. Een externe audit geeft weer nieuwe inzichten en verbeterpunten om te implementeren.
9. Continue verbetering:
   Bevorder en streef continue verbetering in je team na om jouw herleidbaarheid- en aantoonbaarheidsprocessen voortdurend te verbeteren.
10. Juridisch advies:
    In sommige gevallen is juridisch advies gewenst om ervoor te zorgen dat jouw organisatie volledig voldoet aan de regelgeving.

Het is belangrijk op te merken dat de specifieke stappen die nodig zijn om herleidbaarheid en aantoonbaarheid te waarborgen, sterk afhankelijk zijn van de specifieke regelgeving waaraan jouw organisatie onderworpen is.

Veerenstael helpt je graag bij al deze stappen met advies of ontzorging. De verschillende stappen zijn eenvoudig als losse werkpakketten te implementeren, waardoor jij overzicht houdt over je herleidbaarheid en aantoonbaarheid.